Relevante bijeenkomsten in hybride tijden
Met een mooie mix van online en on site activiteiten gids jij je groep door nieuwe en veranderende tijden. Dit artikel bevat bruikbare tips.

De kantoren en vergaderlokaties gaan open. Sommige collega’s willen iedere dag naar kantoor, een groot deel wil 50% van de week thuiswerken. Voor landelijke en internationale bijeenkomsten blijven online bijeenkomsten aantrekkelijk door vermindering van CO2-uitstoot en reistijd. Hoe zorg jij voor relevante en energieke bijeenkomsten in deze nieuwe en veranderende situatie?

Betrek iedereen of overleg geheel online

Voor teamvergaderingen waar een deel van de groep inbelt bestaat het gevaar van uitsluiting. Vaak onbewust trapt de voorzitter tijdens het overleg in de val van de ‘proximity bias’. Geef bewust aandacht aan diegenen die fysiek het verst van je zijn en het minst op jezelf lijken. Hierdoor ontvang je input voor betere oplossingen.

Als online deelnemer kom ik er moeilijk tussen als ik iets wil zeggen. Ik voel me ook wat alleen als mijn collega’s voor de vergadering keuvelen bij de koffiekopjes. Maar ja, de verminderde reistijd is wel lekker voor het combineren van zorg en werk. 

Wees terughoudend met hybride evenementen

Hybride evenementen waar een deel van de deelnemers op locatie is en een deel online inbelt zijn het dubbele werk, dubbel zo 

duur en hebben een dubbel afbreukrisico. Online deelnemers verwachten meer dan een passieve rol bij een evenement. Dit betekent dat je niet alleen de programmering, catering en locatie moet regelen, maar ook de software, audiovisuele registratie en planning van online interactie moet voorbereiden. 

 

Hybride evenementen kunnen wel werken als groepen van gelijke grootte op verschillende locaties hetzelfde programma volgen. Deelnemers hebben dan allemaal vergelijkbare 

ervaringen. Dit werkt positief door in het onderling vertrouwen en de opbrengst van het event.

Plan hybride processen van uitnodiging tot follow-up

Voor relevante en energieke bijeenkomsten maak je het jezelf een stuk makkelijker als je een stap terug zet en een groot event ruimer in de tijd ziet. Een deel van het proces vindt online plaats en een deel offline. Hierbij kun je de niveau’s van participatie (Wilcox) gebruiken als hulpmiddel voor het plannen van het hybride proces van uitnodiging tot follow-up:

  • Informeren

Informeren is kennis overdragen. De expert vertelt, de groep luistert. Hou dit zo veel mogelijk buiten de bijeenkomst.

Je brengt je groep op een gelijk kennisniveau in een vroeg stadium door een animatie te sturen van de theory of change van het onderwerp waar het om gaat. Daarnaast bevat je informatiepakket kerndocumentatie en links naar filmpjes van sprekers.

Tijdens de online of offline bijeenkomst ontstaat zo tijd voor reflectie en interactie over de al gepresenteerde informatie.

  • Raadplegen

Als je collega’s consulteert, dan vraag je hen naar hun gedachten en meningen. Deze kun je verwerken in je plannen. Raadplegen kan een op een.

Ter voorbereiding op de online en offline bijeenkomsten kun je de deelnemers een relevante vraag stellen in een VideoAsk, een mooi vormgegeven werkboek laten terugsturen of anoniem een online enquete laten invullen. Hierdoor bereiden de deelnemers zich gelijk inhoudelijk voor.

  • Betrekken

Voor het betrekken van een werkveld spelen bijeenkomsten een rol. Hier kun jij van je collega’s experts en stakeholders achterhalen welke kansen en risico’s ze zien. Hierdoor weet je zeker dat je plan of onderzoek tegemoet komt aan hun zorgen en aspiraties. Nieuwe ideeën en perspectieven scherpen jouw gedachten en inspireren de groep.

Het is leuk en nuttig als je deelnemers alvast een connectie hebben met elkaar voorafgaand aan het offline event. Je kunt een online kennismakingssessie organiseren, of de zorgen en aspiraties alvast deels boven tafel krijgen. Het is ook mogelijk om de offline bijeenkomst te focussen op de ontmoeting en het betrekken. Vervolgens faciliteer je de samenwerking om te komen tot goede concepten en oplossingen online.

  • Samenwerken

Bij het samenwerken nodig je de groep uit een partner te zijn. Kennis en nieuwe ideeën worden niet alleen gedeeld, maar ook samen ontwikkeld tot goede concepten, oplossingen, producten en diensten. Het resultaat is de basis voor innovatie en gezamenlijk handelen.

Samenwerking op onderwerpen waar veel op het spel staat gaan beter offline. Deelnemers kunnen dan lichaamstaal beter lezen en de wandelgangen gebruiken voor het vinden van win-win oplossingen. Voor ongeplande opbrengst door spontane ontmoetingen en het vergroten van onderling vertrouwen zijn offline bijeenkomsten eveneens heel waardevol. Jonge personen kunnen offline ook makkelijker in contact komen met meer senior experts.

Richt je offline bijeenkomsten zo in dat ze ruimte bieden voor de politieke of reflectieve processen. Bied lange pauzes om deelnemers gelegenheid te bieden compromissen te vinden. Of bevorder ontmoetingen en kennisuitwisseling, bijvoorbeeld met een Open Space opzet. De deelnemers bepalen zelf de onderwerpen, welke sessie ze bijwonen en hoe lang ze hierbij aanwezig blijven.

  • Empower

Je kunt ook groepen machtigen voor het ontwerpen en uitvoeren van oplossingen voor vraagstukken. Met een grotere vrijheid kunnen een sterkere commitment en betere oplossingen ontstaan.

Na afloop van het offline event kunnen groepen zelfstandig opvolging geven aan hun ontmoetingen. Het uitwerken van publicaties, doelstellingen, gewenste resultaten en actielijnen gaat heel goed online.

  Heb ik niet met jou in een breakout room gezeten?

Kunnen we je helpen met jouw online sessies of hybride trajecten? Brainy Bunch heeft een team van ervaren gespreksleiders, technische ondersteuners, presentatie coaches en tolken. Neem contact op voor een verkennend gesprek.

Als jij wilt ervaren hoe je interactieve online bijeenkomsten kunt leiden, dan ben je van harte welkom bij de workshop die Brainy Bunch op vrijdag 8 oktober 2021 van 10-11.15 uur organiseert voor nieuwsbrief abonnees. Je kunt je nu voor de workshop inschrijven.

De nieuwsbrief ontvangen?

Jobien Hekking

Vier maal per jaar verschijnt de Brainy Bunch nieuwsbrief met interessante artikelen, tips en een overzicht van nieuwe afleveringen. 

Schrijf je in en weet wat er speelt!

Met het inschrijven stem je in met de privacyverklaring.

Type je zoekwoorden hierboven en druk op Enter om te zoeken. Druk ESC om te annuleren.

Terug naar boven