Vertaling in de breakout rooms gebeurt consecutief, omdat daar de tolk kanalen niet werken. Hier moeten deelnemers dus soms even pauzeren. Een tolk dan bijvoorbeeld het woord nemen door haar hand op te steken. Bereid je deelnemers hierop voor.

Wanneer je presentaties in het Engels en Frans verwacht en ook nog Spaanstalige deelnemers in de zaal hebt, dan heb je drietalige tolken nodig die van twee brontalen naar een doeltaal kunnen tolken. Zo voorkom je dat je deelnemers van kanaal naar kanaal moeten schakelen en hun aandacht voor de bijeenkomst verliezen en afhaken.

Tolken willen soms hun camera uitzetten als ze simultaan vertalen, omdat ze dan veel mimiek nodig hebben voor het vatten van de intonatie en nuance van de spreker. Ze leiden zichzelf dan te veel af met hun eigen videobeeld. Ze zetten de sprekers en deelnemers die vertaling nodig hebben groot op hun scherm om uitdrukkingen en natuurlijke te observeren en te zien of de boodschappen overkomen.

Tip 1: Mondelinge briefing

Zorg dat de gespreksleider en tolken elkaar voorafgaand aan de bijeenkomst gesproken hebben. Al is het maar kort. Ze zijn gewend aan de manier van spreken van de voorzitter en kunnen de essentie ook beter overbrengen als ze een band hebben. Wees je ervan bewust dat tolken al moeten vertalen met minder non-verbale input van lichaamstaal. De gespreksleider is dan ook relaxter als de tolken op de dag van het event als bekende gezichten op het scherm verschijnen.

Zorg ook dat de tolken een mondelinge briefing krijgen van de inhoud van de bijeenkomst. Dit zijn ze niet gewend, is onze ervaring, en om zich voor te bereiden vragen ze daarom vaak om powerpoints. Het risico hiervan is dat je workshop het karakter krijgt van een webinar waarbij je alleen maar informatie zendt en je je deelnemers niet samen nieuwe inzichten laat ontwikkelen. Je kunt je tolken beter briefen met je geannoteerde agenda, of in ieder geval geen powerpoints introduceren of langer maken omwille van de tolken.

Tip 2: Vertaling chat prompts

Je kunt je geannoteerde agenda uitwerken tot een draaiboek, zodat de tech host weet wat de acties zijn die op de achtergrond moeten gebeuren. Ook voor wat betreft het inregelen van de tolken. Het script bevat de zinnetjes die de tech host in de chat plaatst. De prompts in de chat kun je laten vertalen door de tolken. Hierdoor zijn ze al bekend met de flow van de bijeenkomst.

Tip 3: Weet wie vertaling nodig heeft

Zorg dat je weet hoeveel deelnemers gebruik willen maken van tolken. Zij krijgen in de bijeenkomst FR voor hun naam, zodat de tech host ze met een tolk in de breakout rooms plaatst. Als je hun mobiele nummer hebt, dan kan de tolk van te voren een WhatsApp of Signal groep aanmaken als backup.

Tip 4: Gids je deelnemers naar de tolkkanalen

Laat je voorzitter of een tolk bij de opening in de betreffende taal uitleggen hoe deelnemers toegang hebben tot het tolk kanaal. Neem hiervoor ook instructies op in de chat of op een slide. Dit is niet alleen belangrijk voor de deelnemers die geen Engels spreken. Als iemand in het Bahasa een perspectief wil delen, dan moet de rest ook weten dat simultaanvertaling in het Engelse kanaal beschikbaar is. Of je haalt een tolk naar de main room die dan voor de grote groep niet simultaan, maar consecutief vertaalt.

Het resultaat

Dat laatste deden we in een sessie over crisismanagement. Een Amerikaanse wetenschapper vroeg zich af of een bepaald werkproces zowel werkt bij natuurrampen als bij gewapend conflict. Een Franstalige deelnemer uit Niger vertelde vervolgens over de dagelijkse realiteit in zijn omgeving. Zo begreep iedereen dat het onderscheid niet zo zwart-wit is. Tijdens de afsluiting schreef hij in de chat: ‘J’ai aimé la traduction.’