ImpactFest 2023: Verkenning duurzaam zakelijk reisgedrag
ImpactFest 2023 bood een geweldige gelegenheid om te experimenteren met de ‘Brainy Bunch on Sustainable Business Travel’ infographic. De test tijdens ImpactFest had als doel te onderzoeken hoe professionals bij verschillende organisaties denken over het drastisch verminderen van uitstoot door innovatie van hun online bijeenkomsten en het overdragen van macht aan lokale experts. De deelnemers aan het gefocuste groepsgesprek waren geboeid door het onderwerp en de afbeelding, en toonden een oprechte interesse in het verduurzamen van zakelijk reisgedrag.
I want to travel and at the same time, I want to make sure I do it right. How much should I cram into a trip? Are all these workshops, networking worth my car emissions?
Het Roundabout Format
Zes professionals namen plaats aan Ronde Tafel 6 in de Fokker Terminal, Den Haag. Het ImpactFest-format is dat deelnemers een fiche plaatsen op het onderwerp van een mindmap waar ze over willen praten. De groep begint met het onderwerp met de meeste fiches. In dit geval werd de mindmap vervangen door de infographic en werden kleine plastic pinguïns gebruikt in plaats van fiches. De professionals wilden zich verdiepen in ‘Transfer Power to Local Experts’ en ‘Revolutionise your Online Meetings’. In een tweede ronde stond ‘Take the Train’ op de agenda.
Transfer Power to Local Experts
Het gesprek ging over het overdragen van macht naar lokale experts en lokale collega’s. De groep besprak de situaties waar dit mogelijk is en waar het nog een uitdaging is:
‘At one point in time, we opt for a writing workshop in-country, which means that two people fly in and that we have everybody, all the partners that are involved and all the colleagues that are involved in that particular proposal come together in that particular country to discuss that. There is quite some added value in that approach because of making the linkages and also translating it back into requirements that are required from, in this particular case, a European donor, while having the proper context of the country and merging those two. Fully transferring and leaving the European perspective out is a bit of a stretch right now. Perhaps in the near future, let’s say, next five years, but not now as it is.’
Ook zonder reizen is het mogelijk voorstellen te schrijven voor internationale samenwerking die aansluiten bij het Europese perspectief. Tijdens de pandemie zijn hier verschillende voorbeelden van. Afrikaanse, Aziatische of Latijns Amerikaanse facilitatoren leidden bijvoorbeeld internationale online sessies in de ochtend en op nationaal niveau bijeenkomsten in een zaal in de middag. Het is interessant om te onderzoeken of de resultaten van een programma dat zonder reizen is ontwikkeld verschillen van een programma waarbij het Europese perspectief in het land aanwezig was bij het schrijven van het voorstel.
‘Transferring power is not possible if you are hired by the head quarters of a company or organisation that is based in the Netherlands. If I would have to trade my power to the local, I would basically have no business.’
‘Remote alternatives really have a possibility to democratise work and open the job market for those that would have otherwise been left out.’
Aan tafel waren alleen Europeanen aanwezig. Later werd de infographic ook besproken door mensen uit Egypte en Zuidelijk Afrika. Zij zeiden over ‘Transfer Power to Local Experts’ : ‘This is exactly what we need!’ en ‘When I make a point, someone from my country is much more inclined to take it seriously than when someone who does not fully understand the context makes the same point.’
Revolutionise your Online Meetings
Een levendige uitwisseling ontstond over het potentieel van online vergaderingen, waarbij de voordelen, uitdagingen en de inspanning die nodig is om ze effectief te maken, werden erkend. Deelnemers overwogen hoe ze online formats konden optimaliseren of ontwikkelen voor specifieke doeleinden en deze konden afstemmen op vergaderingsritmes.
Why I find revolutionising online meetings so interesting is because I feel like there is more to take from this.
‘I feel like so often we are not properly reflecting on how we work. We oftentimes just do work and work how we always have done it. But there’s not a deep reflection on how to do it better.’
‘You have to be mindful on ‘when do we meet?’ What outcomes do we want at what point, where do we see meeting rhythms aligned to this, and what are the desired meeting outcomes? Not just on a project level, but really on interpersonal level also. Then saying, Okay, for this meeting, would it be more definitely beneficial to be in person? Does it really require being in person?’
‘A lot of more preparation has to go into online meetings. On-site it is much easier for me to wing it. But once done, everything can work quite well.’
‘If you know how to steer relationships in different formats, I think whether you travel or not, you manage to blur the lines in a way that suits that context.’
‘While there is a clear distinction between in-person and online, there doesn’t have to be a loss of quality of connection. It is connecting in a different way.’
Fly less, not possible yet?
In sommige gevallen vonden de professionals reizen nodig.
‘If you take too long and you’re in the online format, you may reach the point where it feels like it’s going down. People lose the touch, so you have to keep the momentum. If you can’t keep the momentum, you should have a point where you re-engage physically. But that’s that.’
‘Two months back I went to Tanzania for a large meeting that we had globally. I also saw and felt the necessity or the added value that it brings that we’re having all those people in five days together in one room. In the room and then also at dinner, at breakfast, evening meetings, which you don’t have because when you shut down your Zoom, you’re out. It’s done’
‘The values of in-person meetings are about connecting people on the ground. About actually getting those experiences of how is it for small farmer in their location. Their challenges might be X, Y, Z, and I thought they were ABC. I think we need to understand really well what the benefits are of going in person. What are really the benefits? What can you really capitalise on here? I can’t tell.’
‘When you go on a business trip, you go very short. Why not make it a little bit longer also to really get to know the country, to go a little bit deeper than only your work?’
Take the Train
Het gesprek ging ook over de praktische uitdagingen die gepaard gaan met treinreizen. Deenemers waren het geheel met elkaar eens over dat een goed Europees nachttreinen netwerk vliegen drastisch zou terugbrengen.
‘In an ideal world, the train would be great. But in most areas, it’s either expensive, it’s either in construction, it’s either too slow.’
‘There’s a night train that goes from Basel to the Netherlands. I took it a few months ago and I forgot to book the bed suite.’
‘You don’t plan your appointments. No. The appointments are made for you because you need to attend a meeting that is scheduled on be there at 9:00 in the morning. Okay, great. Once you’re preparing for your trip, you come to the conclusion, Okay, I can get there by train, but it’s going to be quite difficult with also connections and then you need to take another train, another train. That’s one thing. Then by plane, you get there instantly in that sense. Then you are tempted to go for the more polluting option.’
‘You can also say, I pay for something which is more sustainable. That’s fine. If we now will get a proper ticket price for a plane ticket, then at least that part is no longer an issue.’
‘To have a European, well-connected network of night-trains would be a game changer.’
ImpactFest 2023 wilde succesrijke en betekenisvolle connecties mogelijk maken. Nu ligt de bal bij jou!
Je kunt de inzichten over het transformeren van online bijeenkomsten en het overdragen van macht aan lokale experts integreren in jouw werk. Daarmee maak je duurzamer zakelijk reisgedrag van jouw organisatie mogelijk.
Brainy Bunch helpt je hier graag bij. We hervormen de manier waarop je online bijeenkomt met voorbeeldsessies, ontwikkeling van formats, advies en training. Hierdoor kan jouw organisatie meer bereiken met minder vliegen.
De nieuwsbrief ontvangen?
De Brainy Bunch nieuwsbrief inspireert jou om tijdens belangrijke bijeenkomsten te leren en innoveren met je team. Hij verschijnt vier keer per jaar en bevat artikelen, tips en uitnodigingen.
Met het inschrijven stem je in met de privacyverklaring.
