Comfortabele virtuele ruimte

Anderen kunnen comfortabel met elkaar overleggen als jij je rustig en op je gemak voelt. Wat ik doe om echt aanwezig te zijn in online overleg is het volgende:

1. Organiseer een oefensessie

Voor mensen die nog niet vertrouwd zijn met een platform als Zoom of Miro organiseer ik een oefensessie. Ik weet dan dat ze tijdens het overleg niet gehinderd worden door een gebrek aan kennis van hoe het platform werkt.

2. Regel een technische wingman

Tijdens een overleg zijn er altijd mensen met technische problemen. Je kunt niet gelijktijdig voorzitten en de problemen oplossen. Zorg dat iemand anders dit doet.

3. Maak tijd voor koetjes en kalfjes

Laat uit je uitnodiging blijken dat je op tijd begint en eindigt. Nodig mensen daarin ook uit om tien minuten voor de start van de bijeenkomst in te loggen, zodat er tijd is voor small talk. Hierdoor kun je precies op tijd en met een leuke sfeer aan de inhoud beginnen.

4. Spreek regels af voor het overleg

Je kunt je team vragen welke regels ze willen afspreken tijdens het online overleg. Vaak komen dan punten naar boven als:

• Telefoon op vliegtuigmodus,
• E-mail en andere PC- notificaties uitzetten,
• Gedag zeggen als je eerder weg moet,
• Niet koken of strijken tijdens het overleg,
• Alleen het geluid aanzetten als je aan het woord bent.

Iedereen draagt bij

Voor een goede opbrengst van je online overleg is het belangrijk dat iedereen zijn aandacht bij de bijeenkomst houdt.  Plan geen bijeenkomsten van langer dan twee uur en zorg in het programma dat je iedere drie tot vijf minuten alle deelnemers om hun bijdrage vraagt. Dat kun je doen met de volgende tips:

1. Gebruik een online document

Gebruik een Google docs en zet daarin een vraag die bijvoorbeeld start met ‘hoe kunnen we…’. Deel de link in de chat en vraag of iedereen even voor zichzelf over de vraag nadenkt en daarna schrijven jullie gelijktijdig in het document.

2. Geef beurten volgens alfabetische namenlijst

Voor de voorstelronde kan iedereen in de chat schrijven wat hun rol is. Als je een mondelinge input wilt van alle deelnemers kun je voorkomen dat twee mensen gelijktijdig praten: Zet een alfabetische namenlijst van de deelnemers in de chat en begin willekeurig bij een naam om naar hun mening over een bepaald onderwerp te vragen. Ga vervolgens de lijst af. Je kunt ook de deelnemers vragen om in drie woorden hun mening achter hun naam te schrijven in het Google doc.

3. Houd een live enquete

Tijdens de bijeenkomst kun je een korte enquete doen en vervolgens een goed gesprek voeren over het onderwerp. Altijd leuk om de uitkomsten te zien.

4. Werk met sub-groepjes

Zoom heeft een hele goeie feature waarmee jij als gespreksleider de groep over virtuele break-out rooms kunt verdelen. Hierdoor kun je in korte tijd meters maken en iedereen komt zo aan bod. Laat mensen beginnen met het aanwijzen van degene die de opbrengst in het Google Doc schrijft, dan heb je zeker het resultaat van het gesprek te pakken.

5. Consensus door stemmen of 1-5 score

Tijdens virtuele bijeenkomsten kun je moeilijker tekenen van onenigheid lezen. Dit is geen probleem, als je team elkaar verder wel voldoende vertrouwt. Wees je alleen wel bewust dat online ‘wie zwijgt stemt toe’ geen goede manier is om te komen tot consensus. Mensen voelen zich soms bezwaard om een online stilte te doorbreken.

In plaats van wie zwijgt stemt toe kun je beter stemmen door mensen ‘eens’ of ‘oneens’ achter hun naam te laten zetten in de chat. Je kunt ook werken met de ‘five finger consensus’ techniek.

• 5: helemaal mee eens
• 4: eens
• 3: ik ga mee met de grootste groep
• 2: oneens
• 1: sterk oneens en ik kan dit echt niet steunen

Daarna krijg je een beter gesprek over kansen om een voorstel te verbeteren.

Kunnen we je helpen met jouw online workshops? Brainy Bunch heeft een team van ervaren gespreksleiders, technische ondersteuners, presentatie coaches en tolken. Neem contact op voor een verkennend gesprek.

Als jij wilt ervaren hoe je interactieve online bijeenkomsten kunt leiden, dan ben je van harte welkom bij de workshop die Brainy Bunch op woensdag 19 oktober 2022 van 15-16.15 uur organiseert voor nieuwsbrief abonnees. Je kunt je nu voor de workshop inschrijven.